Mechanizm podzielonej płatności (split payment) to jedno z narzędzi wprowadzonych przez Ministerstwo Finansów w celu uszczelnienia systemu podatku VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany, jego stosowanie w wielu przypadkach jest obowiązkowe. Przelew środków w formie standardowej, gdy powinna być zastosowana podzielona płatność, może mieć poważne konsekwencje finansowe i prawne dla firmy.
Na czym polega split payment?
Split payment to mechanizm polegający na tym, że płatność za fakturę trafia na dwa oddzielne konta:
- Kwota netto – wpływa na zwykły rachunek bankowy dostawcy
- Kwota VAT – trafia bezpośrednio na specjalny rachunek VAT prowadzony przez bank
Wszystko odbywa się automatycznie, jeśli nabywca użyje specjalnego komunikatu przelewu z odpowiednimi danymi faktury.
Kiedy split payment jest obowiązkowy?
Obowiązkowy split payment dotyczy transakcji spełniających łącznie trzy warunki:
- Wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł (lub równowartość tej kwoty)
- Faktura dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT – m.in. stal, elektronika, odpady, usługi budowlane
- Sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT
Co grozi za brak split paymentu?
Jeśli podatnik wykona zwykły przelew zamiast obowiązkowego split paymentu, może się liczyć z następującymi konsekwencjami:
- Solidarna odpowiedzialność nabywcy – za zaległy podatek VAT sprzedawcy wobec urzędu skarbowego
- Dodatkowe zobowiązanie podatkowe – 30% kwoty podatku wykazanej na fakturze, które może być nałożone przez urząd skarbowy
- Odmowa uznania kosztów uzyskania przychodu – w przypadku płatności powyżej 15 000 zł bez split paymentu i poza rachunkiem z białej listy
- Sankcje karno-skarbowe – w skrajnych przypadkach mogą zostać nałożone grzywny
Jak uniknąć problemów?
Aby zminimalizować ryzyko, warto w firmie wdrożyć procedury sprawdzające, czy dana faktura podlega split paymentowi. Niezbędne działania to:
- Weryfikacja kontrahentów – upewnij się, że dostawca znajduje się na białej liście VAT
- Sprawdzanie załącznika nr 15 – kontroluj, czy przedmiot transakcji znajduje się na liście
- Szkolenie działu księgowości – pracownicy muszą rozpoznawać przypadki obowiązkowej podzielonej płatności
- Oprogramowanie ERP – wiele systemów automatycznie rozpoznaje i sugeruje użycie split paymentu
Dobrowolne stosowanie split paymentu
Poza obowiązkowymi przypadkami, nabywcy mogą dobrowolnie stosować mechanizm podzielonej płatności. To rozwiązanie daje dodatkową ochronę w razie kontroli podatkowej, ponieważ urząd skarbowy nie może wtedy zakwestionować rozliczenia podatku VAT u nabywcy.
Stosowanie zwykłego przelewu zamiast split paymentu w sytuacji, gdy ten drugi jest wymagany, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i podatkowych. W dobie wzmożonych kontroli VAT i automatyzacji procesów fiskalnych, każda firma powinna zadbać o prawidłową obsługę płatności, szczególnie przy transakcjach o dużej wartości lub dotyczących branż ryzyka. Zastosowanie właściwego mechanizmu płatności nie tylko chroni przed sankcjami, ale również buduje wizerunek firmy jako rzetelnego podatnika.
