W każdej działalności gospodarczej może nadejść moment, w którym konieczna będzie zmiana siedziby lub adresu spółki. W przypadku spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), wiąże się to z obowiązkiem dokonania odpowiedniego zgłoszenia. Jednak wielu przedsiębiorców zastanawia się, od kiedy taka zmiana obowiązuje – czy już w momencie podjęcia uchwały, podpisania umowy najmu nowej lokalizacji, czy dopiero po aktualizacji danych w KRS?
Adres spółki a siedziba – co podlega wpisowi do KRS?
Na początku warto odróżnić dwa pojęcia:
- Siedziba spółki – miejscowość wskazana w umowie spółki, np. Warszawa, Kraków, Poznań. Zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki.
- Adres spółki – pełny adres wraz z ulicą, numerem lokalu, kodem pocztowym i miejscowością. Zmiana adresu w tej samej miejscowości nie wymaga zmiany umowy spółki, ale musi zostać zgłoszona do KRS.
To rozróżnienie jest istotne, ponieważ wpływa na formalności i terminy związane z dokonaniem zmiany w rejestrze.
Od kiedy obowiązuje zmiana adresu spółki?
Zgodnie z przepisami, zmiana adresu spółki obowiązuje z chwilą jej ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że dopóki nowy adres nie zostanie wpisany do KRS, oficjalnym i skutecznym prawnie adresem pozostaje ten dotychczasowy – nawet jeśli spółka już fizycznie działa pod nowym adresem.
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zmiana adresu wiąże się ze zmianą siedziby (czyli miejscowości). Wówczas zmiana obowiązuje od momentu podjęcia uchwały wspólników i zmiany umowy spółki, ale również musi zostać zgłoszona do KRS.
Przykład praktyczny
Spółka z o.o. ma siedzibę w Krakowie przy ul. Długiej 10. Przenosi biuro na ul. Krótką 5, ale nadal w Krakowie. Nowy adres zacznie obowiązywać dopiero po dokonaniu wpisu zmieniającego w KRS. Do tego momentu wszelka korespondencja i działania prawne powinny być kierowane na stary adres.
Jak zgłosić zmianę adresu do KRS?
Zmiana adresu spółki powinna zostać zgłoszona za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) w ciągu 7 dni od dnia, w którym doszło do faktycznej zmiany. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu KRS-Z3, a do wniosku należy dołączyć:
- Uchwałę zarządu o zmianie adresu – w przypadku adresu (a nie siedziby), nie jest wymagana zmiana umowy spółki
- Dokument potwierdzający prawo do lokalu – np. umowa najmu, akt własności
- Oświadczenie zarządu – potwierdzające, że spółka faktycznie rozpoczęła działalność pod nowym adresem
Po złożeniu wniosku sąd rejestrowy dokonuje wpisu zmiany w ciągu kilku do kilkunastu dni roboczych. Od tego momentu nowy adres staje się oficjalnym i skutecznym adresem spółki.
Konsekwencje braku aktualizacji adresu w KRS
Niedopełnienie obowiązku aktualizacji adresu może mieć poważne skutki prawne i organizacyjne:
- Brak skuteczności doręczeń – pisma wysyłane na nieaktualny adres mogą zostać uznane za doręczone, co może skutkować przegraniem sprawy sądowej lub innymi negatywnymi konsekwencjami
- Problemy z urzędami i kontrahentami – brak aktualnych danych w KRS może budzić wątpliwości co do wiarygodności spółki
- Odpowiedzialność karna – członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia zmian
Zmiana adresu spółki zaczyna obowiązywać dopiero po jej ujawnieniu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Do tego momentu formalnie wiążący pozostaje poprzedni adres. Dlatego niezwykle istotne jest szybkie zgłoszenie każdej zmiany za pośrednictwem PRS i dołączenie wymaganych dokumentów. Dzięki temu spółka działa zgodnie z przepisami i minimalizuje ryzyko nieporozumień prawnych.
