Przeciętną liczbę zatrudnionych na potrzeby odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oblicza się poprzez zsumowanie przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego, a następnie podzielenie otrzymanej sumy przez 12, niezależnie od tego, czy pracodawca działał przez cały rok, czy tylko przez jego część. Wynik tego wyliczenia stanowi podstawę do ustalenia wysokości odpisu podstawowego, odprowadzanego na rachunek funduszu socjalnego.
Kogo uwzględnia się przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych?
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych pracodawca powinien uwzględnić wszystkie osoby pozostające z nim w stosunku pracy, niezależnie od podstawy jego zawarcia. Do osób wliczanych do przeciętnego zatrudnienia należą:
- pracownicy zatrudnieni na czas określony lub nieokreślony na podstawie umowy o pracę,
- osoby zatrudnione na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę,
- pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,
- osoby zatrudnione na podstawie umowy o wykonywanie pracy nakładczej,
- osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie przez co najmniej 30 dni.
Do przeciętnej liczby zatrudnionych nie wlicza się natomiast osób przebywających na urlopach bezpłatnych, ponieważ w tym okresie nie są one traktowane jako aktywnie zatrudnione w rozumieniu przepisów dotyczących ZFŚS.
Jak przeliczyć niepełne etaty na potrzeby wyliczenia?
Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy nie są liczeni jako pełne jednostki w przeciętnej liczbie zatrudnionych, a ich wymiar pracy musi zostać odpowiednio przeliczony na pełne etaty. Oznacza to, że na przykład dwóch pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu, po przeliczeniu, stanowi łącznie 1 pełny etat w ramach ustalanego wskaźnika zatrudnienia.
Prawidłowe przeliczenie niepełnych etatów ma istotne znaczenie dla dokładności całego wyliczenia, ponieważ błędne zsumowanie liczby osób bez uwzględnienia ich rzeczywistego wymiaru czasu pracy prowadzi do nieprawidłowego ustalenia wysokości odpisu na fundusz socjalny.
Jak obliczyć przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach?
Podstawowym elementem całego wyliczenia jest ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych osobno dla każdego z 12 miesięcy roku kalendarzowego. Pracodawca może zastosować w tym celu jedną z dwóch dopuszczalnych metod:
- metodę uproszczoną, opartą na zsumowaniu stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a następnie podzieleniu wyniku przez 2,
- metodę dokładną, polegającą na zsumowaniu stanu zatrudnienia z każdego dnia miesiąca, w tym dni wolnych od pracy, a następnie podzieleniu otrzymanej sumy przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu.
Wybrana metoda powinna być stosowana konsekwentnie przez cały rok, ponieważ przepisy nie pozwalają na dowolne mieszanie różnych sposobów wyliczenia w zależności od miesiąca, co mogłoby prowadzić do niejednolitych i trudnych do zweryfikowania wyników.
Jak wygląda ostateczny wzór na przeciętną liczbę zatrudnionych?
Po ustaleniu przeciętnej liczby zatrudnionych dla każdego z 12 miesięcy, pracodawca powinien zsumować uzyskane wartości i podzielić otrzymany wynik przez 12, niezależnie od tego, czy prowadził działalność przez cały rok kalendarzowy. Wzór ten wygląda następująco:
- przeciętna liczba zatrudnionych w roku = suma przeciętnych liczb zatrudnionych z 12 miesięcy podzielona przez 12,
- wynik przyjmuje się zwykle z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.
Zasada dzielenia sumy przez 12 obowiązuje również w przypadku pracodawców, którzy rozpoczęli działalność w trakcie roku kalendarzowego lub naliczają odpis na fundusz socjalny wyłącznie za niepełny rok, co oznacza, że miesiące, w których firma jeszcze nie funkcjonowała, przyjmuje się jako zerowe zatrudnienie.
Jak wygląda praktyczny przykład wyliczenia?
Aby lepiej zrozumieć praktyczne zastosowanie opisanej metody, warto przeanalizować przykładowe wyliczenie dla firmy o stosunkowo stabilnym poziomie zatrudnienia. Załóżmy, że firma zatrudniała w poszczególnych miesiącach roku następującą liczbę etatów:
- od stycznia do czerwca – 10 pełnych etatów miesięcznie,
- od lipca do września – 12 pełnych etatów miesięcznie, w związku z sezonowym zwiększeniem zatrudnienia,
- od października do grudnia – 10 pełnych etatów miesięcznie.
Suma przeciętnych zatrudnień z 12 miesięcy wynosi w tym przypadku 132 etaty (10×9 + 12×3 = 90+36=126, korekta: 10×6+12×3+10×3=60+36+30=126), co po podzieleniu przez 12 daje przeciętną liczbę zatrudnionych na poziomie 10,50 etatu w danym roku kalendarzowym.
Jak przeciętna liczba zatrudnionych wpływa na wysokość odpisu?
Ustalona przeciętna liczba zatrudnionych stanowi podstawę do obliczenia wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, zgodnie ze wzorem uwzględniającym odpowiednią podstawę kwotową oraz procent odpisu, przewidziany w ustawie o ZFŚS. Podstawowy wzór na obliczenie odpisu wygląda następująco:
- odpis podstawowy = przeciętna liczba zatrudnionych x odpowiednia kwota bazowa x procent odpisu, przewidziany dla danej grupy pracowników.
Dokładna wysokość odpisu zależy od aktualnie obowiązującej podstawy kwotowej oraz przewidzianego procentu, który może się różnić w zależności od statusu pracownika, na przykład w przypadku osób młodocianych lub pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych.
Kiedy należy dokonać korekty przeciętnej liczby zatrudnionych?
Odpis na ZFŚS naliczany jest z góry, na podstawie planowanego zatrudnienia w danym roku, jednak przepisy przewidują obowiązek dokonania korekty tego wyliczenia na koniec roku kalendarzowego, do 31 grudnia. Korekta ta polega na ponownym ustaleniu przeciętnej liczby zatrudnionych, tym razem na podstawie rzeczywistych, faktycznych danych za cały miniony rok.
Jeśli po dokonaniu korekty okaże się, że rzeczywista przeciętna liczba zatrudnionych różniła się od wcześniej przyjętej wartości planowanej, pracodawca powinien odpowiednio zwiększyć lub zmniejszyć wysokość odpisu na fundusz socjalny, dostosowując go do faktycznych danych za dany rok.
