Wydatki na usługi gastronomiczne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że spełniają określone kryteria i nie mają charakteru reprezentacyjnego. Od 2021 roku możliwe jest również odliczenie VAT od takich wydatków, jednak tylko w przypadku spotkań biznesowych, które mają bezpośredni związek z działalnością gospodarczą. Aby uniknąć problemów podatkowych, warto dbać o prawidłową dokumentację, unikać wpisywania alkoholu na fakturach i rzetelnie uzasadniać ponoszone wydatki.
Czy wydatki na gastronomię można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą często spotykają się z kontrahentami w lokalach gastronomicznych, aby omówić warunki współpracy, negocjować umowy czy budować relacje biznesowe. Pojawia się jednak pytanie, czy koszty takich spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (KUP) oraz czy można od nich odliczyć podatek VAT.
Kwestia ta budzi liczne wątpliwości, ponieważ interpretacje podatkowe bywają niejednolite. Organy skarbowe analizują każdą sytuację indywidualnie, dlatego warto znać podstawowe zasady dotyczące księgowania wydatków na gastronomię.
Definicja kosztów uzyskania przychodu
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów te wydatki, które mają bezpośredni wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej i generowanie przychodów.
Nie wszystkie wydatki spełniają jednak te kryteria. Nie można zaliczyć do KUP wydatków, które są związane z reprezentacją, ponieważ ich celem jest budowanie wizerunku firmy, a nie bezpośrednie osiąganie przychodu.
Usługi gastronomiczne a koszty uzyskania przychodu
Przedsiębiorcy mogą zaliczyć wydatki na gastronomię do kosztów uzyskania przychodu, jeśli spełnią określone warunki:
- Mają związek z prowadzoną działalnością – oznacza to, że spotkanie biznesowe musi mieć na celu np. negocjacje, omówienie współpracy lub finalizację umowy.
- Nie są wydatkami na reprezentację – spotkania w drogich restauracjach, zakup ekskluzywnych dań i alkoholu mogą zostać uznane za reprezentację i wyłączone z kosztów podatkowych.
- Są odpowiednio udokumentowane – konieczne jest posiadanie faktury wystawionej na firmę oraz opisanie celu spotkania.
Różnica między reprezentacją a kosztami działalności
Interpretacja pojęcia „reprezentacja” ma kluczowe znaczenie. Organy skarbowe często analizują, czy dany wydatek miał na celu:
- podtrzymanie kontaktów biznesowych – wówczas może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu,
- budowanie prestiżu firmy – wówczas będzie to reprezentacja i nie będzie można go zaliczyć do kosztów podatkowych.
Przykłady wydatków, które mogą być zaliczone do KUP:
- kawa, herbata, napoje i drobne przekąski podczas spotkań biznesowych,
- posiłki spożywane w trakcie negocjacji lub szkoleń z kontrahentami,
- obiady robocze w ramach współpracy B2B.
Przykłady wydatków, które mogą być uznane za reprezentację:
- eleganckie bankiety i kolacje w ekskluzywnych restauracjach,
- wydatki na alkohol, luksusowe menu i dodatkowe atrakcje dla gości,
- organizacja wydarzeń w prestiżowych lokalizacjach dla kontrahentów.
Odliczenie VAT od wydatków na gastronomię
Do końca 2020 roku przedsiębiorcy nie mogli odliczać podatku VAT od usług gastronomicznych, wyjątkiem były usługi cateringowe. Od 1 stycznia 2021 roku przepisy uległy zmianie – wprowadzono możliwość odliczenia VAT od usług gastronomicznych, ale na określonych warunkach.
Warunki odliczenia VAT
Przedsiębiorca może odliczyć VAT od wydatków na usługi gastronomiczne, jeśli:
- Usługa gastronomiczna jest związana z działalnością gospodarczą – np. spotkanie biznesowe, szkolenie lub negocjacje.
- Nie obejmuje alkoholu – wydatki na alkohol nie podlegają odliczeniu VAT.
- Faktura jest wystawiona na firmę – dokument księgowy powinien zawierać dane przedsiębiorstwa.
- Spotkanie ma charakter biznesowy – warto udokumentować jego cel w razie kontroli skarbowej.
Jak prawidłowo dokumentować wydatki?
Aby uniknąć problemów z organami skarbowymi, warto zadbać o rzetelną dokumentację wydatków na gastronomię. Kluczowe aspekty to:
- Faktura VAT – powinna być wystawiona na dane firmy, a nie na osobę prywatną.
- Opis na fakturze – warto dopisać, że wydatek związany jest np. ze spotkaniem z kontrahentem w celu negocjacji umowy.
- Brak alkoholu – należy zwrócić uwagę, aby na fakturze nie widniały pozycje związane z alkoholem.
- Archiwizacja dokumentów – zaleca się przechowywanie faktur i dodatkowej dokumentacji na wypadek kontroli podatkowej.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu wydatków na gastronomię
Wielu przedsiębiorców popełnia błędy przy księgowaniu wydatków na gastronomię. Oto najczęstsze z nich:
- Brak faktury VAT – paragon bez NIP-u firmy nie może być zaliczony do kosztów ani stanowić podstawy do odliczenia VAT.
- Zaliczanie wydatków reprezentacyjnych do KUP – kosztowne przyjęcia i alkohol nie mogą być uwzględnione jako koszty działalności.
- Niepoprawna dokumentacja – brak opisu celu spotkania może skutkować zakwestionowaniem wydatku przez urząd skarbowy.
- Odliczanie VAT od niekwalifikowanych pozycji – np. alkoholu, który nie podlega odliczeniu.
