Faktura korygująca to dokument, który pojawia się w obrocie gospodarczym zawsze wtedy, gdy pierwotna faktura zawiera błędy lub gdy doszło do zmiany warunków transakcji. Jej prawidłowe rozliczenie — zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy — zależy od spełnienia określonych warunków wynikających z przepisów ustawy o VAT. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest to, czy nabywca musi potwierdzić odbiór takiej faktury i czy wymagany jest jej podpis.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Faktura korygująca jest wystawiana w przypadku, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury nastąpiły zmiany mające wpływ na rozliczenie podatkowe. Przepisy wskazują konkretne sytuacje, które obligują sprzedawcę do jej wystawienia:
- udzielenie rabatu lub obniżki ceny po dokonaniu sprzedaży,
- zwrot towaru lub całkowite odstąpienie od umowy,
- zwrot nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższenie ceny lub stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Faktura korygująca musi zawierać wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”, numer kolejny oraz datę jej wystawienia. Powinna również wskazywać przyczynę korekty oraz wartości korygowane.
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej — co mówią przepisy?
Do końca 2020 roku przepisy ustawy o VAT nakładały na sprzedawcę obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, zanim mógł on obniżyć podstawę opodatkowania i należny podatek VAT. Brak takiego potwierdzenia skutkował brakiem możliwości rozliczenia korekty w danym okresie rozliczeniowym.
Od 1 stycznia 2021 roku zasady te uległy istotnej zmianie. Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej „in minus” (zmniejszającej podstawę opodatkowania) został zniesiony. Obecnie sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania pod warunkiem, że posiada dokumentację potwierdzającą, iż uzgodnił z nabywcą warunki korekty i warunki te zostały spełnione.
Co oznacza „uzgodnienie warunków korekty”?
Pojęcie uzgodnienia warunków korekty jest szersze niż dawne potwierdzenie odbioru dokumentu. Chodzi o udokumentowanie faktu, że obie strony transakcji wiedziały o okolicznościach uzasadniających wystawienie korekty i się na nią godziły. Dokumentacja może przybrać różne formy:
- korespondencja e-mail potwierdzająca zwrot towaru lub udzielenie rabatu,
- podpisany protokół zwrotu lub reklamacji,
- aneks do umowy zmieniający cenę,
- wyciąg bankowy potwierdzający zwrot zapłaty,
- regulamin sprzedaży, jeśli wyraźnie określa zasady udzielania rabatów.
Podatnik ma zatem dużą swobodę w gromadzeniu dowodów, jednak musi zadbać, by były one kompletne i jednoznacznie wskazywały na moment uzgodnienia korekty. To właśnie ten moment wyznacza, w którym okresie rozliczeniowym sprzedawca może ująć korektę.
Czy faktura korygująca musi być podpisana?
Polskie przepisy podatkowe nie wymagają podpisywania faktur, w tym faktur korygujących. Zarówno faktura pierwotna, jak i korygująca są dokumentami, które mogą być wystawiane w formie elektronicznej lub papierowej bez konieczności opatrywania ich odręcznym podpisem wystawcy ani nabywcy. Wymóg podpisu nie wynika z ustawy o VAT ani z rozporządzenia w sprawie faktur.
Podpis może jednak pojawiać się na fakturze korygującej w praktyce — jako element polityki wewnętrznej firmy lub jako potwierdzenie uzgodnienia warunków korekty. Jego obecność nie jest błędem, ale jego brak nie uniemożliwia prawidłowego rozliczenia dokumentu.
Faktura korygująca „in plus” — odmienne zasady
Inne reguły obowiązują w przypadku faktur korygujących „in plus”, czyli zwiększających podstawę opodatkowania. Tu nie ma żadnych warunków uzgodnienia — sprzedawca rozlicza korektę na bieżąco, w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą. Nabywca z kolei jest zobowiązany do odpowiedniego zwiększenia podatku naliczonego w tym samym okresie, w którym otrzymał korektę lub w którym nastąpiło uzgodnienie okoliczności jej wystawienia.
Obowiązki nabywcy przy fakturze korygującej
Nabywca, który otrzymuje fakturę korygującą zmniejszającą, musi dokonać korekty odliczonego podatku naliczonego. Przepisy wskazują, że powinien to zrobić w okresie rozliczeniowym, w którym uzgodniono warunki korekty — nie czekając na żadne dodatkowe potwierdzenie ze swojej strony. Uchylenie się od tego obowiązku może skutkować zaległością podatkową wraz z odsetkami.
Warto zaznaczyć, że część faktur korygujących wystawianych w ramach KSeF (Krajowego Systemu e-Fakturowania) podlega odrębnym regulacjom dotyczącym terminów i sposobu przesyłania dokumentów, co dodatkowo porządkuje obieg korekt między kontrahentami.
