Coraz więcej firm korzysta z usług kolejowych przy organizacji wyjazdów służbowych. PKP InterCity oferuje możliwość uzyskania faktury VAT za zakupione bilety, co jest istotne z punktu widzenia rozliczeń podatkowych i ewidencji kosztów.
Dlaczego warto żądać faktury za bilety?
Bilety kolejowe, jako koszty związane z działalnością gospodarczą, mogą być ujmowane w księgowości firmy. Jednak aby to było możliwe, należy posiadać dokument potwierdzający wydatek – najlepiej fakturę VAT. Dla firm i instytucji jest to ważne nie tylko w kontekście rozliczenia kosztów, ale również w przypadku kontroli skarbowej czy audytu wewnętrznego.
Rodzaje dokumentów wystawianych przez PKP InterCity
PKP InterCity oferuje dwa podstawowe dokumenty fiskalne związane z zakupem biletów:
- Paragon fiskalny – otrzymywany przy zakupie biletu w kasie lub u konduktora
- Faktura VAT – wystawiana na żądanie klienta na podstawie biletu lub paragonu
Jak otrzymać fakturę za bilet zakupiony online?
Jeśli bilet został zakupiony za pośrednictwem strony internetowej intercity.pl lub aplikacji mobilnej, możliwe jest samodzielne wystawienie faktury online. Proces wygląda następująco:
- Po zakupie biletu – otrzymujesz mail z biletem i numerem transakcji
- Wejdź na stronę faktura.intercity.pl – to dedykowany portal do wystawiania faktur
- Wprowadź dane biletu – numer transakcji i adres e-mail
- Uzupełnij dane firmy – NIP, nazwa, adres
- Pobierz fakturę – dokument generowany jest w formacie PDF
Faktura za bilet kupiony w kasie lub u konduktora
W przypadku zakupu biletu w tradycyjny sposób – w kasie biletowej lub bezpośrednio u konduktora – należy poprosić o fakturę podczas zakupu lub zachować paragon i zwrócić się o wystawienie faktury w ciągu 14 dni. Można to zrobić w następujący sposób:
- W dowolnej kasie PKP InterCity – należy przedstawić paragon i dane firmy
- Listownie – przesyłając paragon oraz dane firmy na adres wskazany na stronie PKP InterCity
- Online przez formularz kontaktowy – z załączonym skanem paragonu
Zasady wystawiania faktur w PKP
PKP InterCity stosuje kilka zasad przy wystawianiu faktur, które warto znać:
- Faktura może być wystawiona tylko na podstawie biletu lub paragonu – nie wystarczy sam numer pociągu czy data podróży
- Czas na wystąpienie o fakturę to 14 dni – liczonych od daty zakupu biletu
- Faktura nie zostanie wystawiona na osobę fizyczną bez NIP – wyjątkiem są sytuacje, gdy taka osoba prowadzi działalność gospodarczą i poda dane firmy
Dla przedsiębiorstw organizujących częste podróże służbowe PKP InterCity oferuje dodatkowo:
- Umowy ramowe – z uproszczoną formą rozliczeń
- Karty BIZNES – z dodatkowymi zniżkami i uproszczonym fakturowaniem
- Zakupy grupowe i bilety abonamentowe – z możliwością fakturowania zbiorczego
Uzyskanie faktury za przejazd PKP InterCity nie jest skomplikowane, jednak wymaga zachowania pewnych zasad i terminów. Warto znać procedurę i możliwości, jakie oferuje przewoźnik, aby uniknąć problemów przy rozliczeniach firmowych. Dla firm korzystających z usług kolejowych regularnie opłaca się rozważyć długoterminową współpracę z PKP InterCity, co upraszcza rozliczenia i może przynieść wymierne korzyści finansowe.
