W działalności gospodarczej niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, w których konieczne jest wystawienie dodatkowych dokumentów księgowych. Jednym z nich jest nota obciążeniowa 40 euro. W jakich przypadkach się ją stosuje, kto może ją wystawić i jakie są jej konsekwencje dla dłużnika?
Czym jest nota obciążeniowa 40 euro?
Nota obciążeniowa na kwotę 40 euro to dokument księgowy, który można wystawić w przypadku opóźnienia w płatności faktury przez kontrahenta. Wynika to z przepisów ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych oraz unijnej dyrektywy 2011/7/UE. Przepisy te mają na celu przeciwdziałanie zatorom płatniczym w obrocie gospodarczym.
Kiedy można wystawić notę obciążeniową 40 euro?
Przedsiębiorca ma prawo do wystawienia takiej noty, jeśli spełnione są następujące warunki:
- Opóźnienie w płatności – dłużnik nie uregulował faktury w terminie określonym w umowie lub w ustawowym terminie płatności.
- Transakcja między firmami – nota dotyczy jedynie transakcji między przedsiębiorcami (B2B), nie dotyczy transakcji z konsumentami.
- Brak zwolnienia w umowie – strony nie mogą skutecznie wyłączyć prawa do rekompensaty w umowie, ponieważ wynika ono z przepisów prawa.
Kwota 40 euro jest formą ryczałtowego odszkodowania za koszty windykacji poniesione przez wierzyciela. Nie wymaga on udowodnienia faktycznych kosztów poniesionych na dochodzenie należności.
Jakie są podstawy prawne noty obciążeniowej 40 euro?
Podstawą do wystawienia noty obciążeniowej są:
- Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 poz. 403)
- Dyrektywa 2011/7/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 lutego 2011 r.
Zgodnie z tymi przepisami, jeśli dłużnik nie ureguluje zobowiązania w określonym terminie, wierzyciel może automatycznie dochodzić rekompensaty w wysokości 40 euro bez konieczności przeprowadzania dodatkowych formalności.
Jak wystawić notę obciążeniową 40 euro?
Nota obciążeniowa powinna zawierać następujące elementy:
- Dane wystawcy – nazwa firmy, adres, NIP
- Dane odbiorcy – dane dłużnika
- Numer i data wystawienia
- Podstawa prawna – odniesienie do ustawy i dyrektywy unijnej
- Kwota 40 euro
- Informacja o numerze faktury, której opóźnienie dotyczy
- Termin płatności noty
Czy nota obciążeniowa podlega VAT?
Kwota 40 euro jest rekompensatą, a nie odpłatnością za usługę, dlatego nota obciążeniowa nie podlega opodatkowaniu VAT. Oznacza to, że wystawiona nota nie zawiera podatku VAT i nie wpływa na deklaracje VAT przedsiębiorcy.
Co zrobić, gdy kontrahent nie ureguluje noty?
Wierzyciel ma prawo dochodzić zapłaty noty obciążeniowej w taki sam sposób, jak innych należności. Może to obejmować:
- Wezwanie do zapłaty – przesłanie dłużnikowi oficjalnego wezwania
- Windykację na drodze sądowej – skierowanie sprawy do sądu
- Doliczanie kolejnych kosztów windykacyjnych – jeśli koszty przekroczą 40 euro, wierzyciel może dochodzić zwrotu dodatkowych wydatków
Nota obciążeniowa 40 euro to narzędzie służące ochronie przedsiębiorców przed opóźnieniami w płatnościach. Można ją wystawić w przypadku zaległości w transakcjach B2B, bez konieczności udowadniania kosztów windykacji. Jest to skuteczny sposób na przypomnienie dłużnikowi o konieczności terminowej zapłaty oraz na odzyskanie części kosztów związanych z dochodzeniem należności.
